1.«Смешались в кучу кони, люди…»

Меня всегда удивляли пользователи, которые пытаются уместить на одном листе рабочие таблицы (иногда по несколько штук) с результирующими, мотивируя тем, что удобно сразу видеть всё. Рабочие таблицы – живой организм и они не являются статическими. По мере наполнения таблиц данными, таким пользователям приходится постоянно перемещать и изменять все другие элементы на листе, а при обработке таких листов могут возникнуть трудности (что чаще всего и бывает).

Возьмите себе за правило – на листе с рабочей таблицей должна быть только рабочая таблица и она должна быть там одна. Вы можете всё организовать в одном файле (для удобства), но распределите по разным листам. Несколько таблиц допустимо только на листах с вводными данными (списки, группы, справочники и т.п.).

2.«Боевая раскраска» вместо правильной структуры.

Какой бы ни была логика раскрашивания отдельных ячеек в таблице, как бы красиво это не выглядело на экране (поверьте мне, если каждый отдел красит свои строки во всевозможные цвета – это выглядит довольно угрожающе), сколько бы примечаний не было вставлено, обрабатывать такие данные будет довольно сложно. Excel штатными средствами не умеет включать в формулы данные по цвету ячейки, шрифту и тем более содержанию примечаний. Можно возразить, что подобные операции можно реализовывать с помощью макросов, но примем аксиому «лучше сразу делать правильно, чем потом переделывать!».

Организуйте таблицу чтобы информация была разделена по столбцам так, чтобы в каждом был свой тип данных (т.е. даты в одном столбце, статьи доходов/расходов в другом, суммы в третьем и т.д.). Таким образом вы сможете отбирать информацию как обычными функциями, так и более продвинутым инструментарием обработки данных.

3.Объединение ячеек в рабочей таблице – это красиво и наглядно!

Скажу Вам честно, анализировать и систематизировать данные в таблице с объединенными ячейками, это то еще «удовольствие». Ведь в таких ячейках данные прописаны размещены только в левой верхней ячейке, а остальные пусты. Очень часто любят объединять названия для столбцов. Если попытаемся использовать такую таблицу как источник для сводной таблицы, будем неприятно удивлены сообщением о том, что у нас не хватает заголовков столбцов.

Объединять данные в рабочих таблицах категорически не рекомендуются, в них должна быть заполнена каждая ячейка. «Наглядность и красоту» можете наводить в финальных таблицах, которые не будут подлежать последующей обработке.

Также не рекомендуется вставлять пустые строки для визуального разделения данных. Такие действия приведут к появлению пустых значений в сводной таблице, а также затруднят процесс фильтрации данных.

4.Выравнивать пробелами – это так просто!

Если бы Вы слышали какие мысли просто-таки «кричат» в голове человека, анализирующего таблицу и обнаружившего что тысячи в числах разделены пробелом… или что причиной того, что не подтянулись все данные по месяцу, является банальный пробел после названия месяца. Конечно, для защиты от таких «сюрпризов» можно провести дополнительную обработку таблицы, но это всё затраченное время и не всегда ошибка выявляется вовремя.

Для форматирования текста существует целая группа команд на вкладке «Главная». Используйте их и при дальнейшей обработке данных вы сэкономите время и главное, сохраните нервные клетки

Автор: Михаил Беленчук, тренер DATA bi

Хотите знать больше о премудростях Excel? Записывайтесь на наш курс 

Узнайте больше про полную программу "EXCEL: бизнес-анализ и прогнозирование"