1.«Змішалися в купу коні, люди ...»

Мене завжди дивували користувачі, які намагаються вмістити на одному аркуші робочі таблиці (іноді по кілька штук) з результуючими, мотивуючи тим, що зручно відразу бачити все. Робочі таблиці – живий організм і вони статичні. У міру наповнення таблиць даними, таким користувачам доводиться постійно переміщати та змінювати всі інші елементи на аркуші, а при обробці таких аркушів можуть виникнути труднощі (що найчастіше буває).

Візьміть собі за правило – на аркуші з робочою таблицею має бути лише робоча таблиця і вона має бути там одна. Ви можете організувати все в одному файлі (для зручності), але розподіліть по різних аркушах. Декілька таблиць допустимо лише на аркушах із вступними даними (списки, групи, довідники тощо).

2. «Бойове забарвлення» замість правильної структури.

Якою б не була логіка розфарбовування окремих осередків у таблиці, як би красиво це не виглядало на екрані (повірте мені, якщо кожен відділ фарбує свої рядки у всілякі кольори – це виглядає досить загрозливо), скільки приміток не було вставлено, обробляти такі дані буде досить складно. Excel штатними засобами не вміє включати до формул даних по кольору комірки, шрифту і тим більше змісту приміток. Можна заперечити, що такі операції можна реалізовувати за допомогою макросів, але приймемо аксіому «краще відразу робити правильно, ніж потім переробляти!».

Організуйте таблицю, щоб інформація була розділена по стовпцях так, щоб у кожному був свій тип даних (тобто дати в одному стовпці, статті доходів/витрат в іншому, суми в третьому тощо). Таким чином, ви зможете відбирати інформацію як звичайними функціями, так і більш просунутим інструментарієм обробки даних.

3. Об'єднання осередків у робочій таблиці – це красиво та наочно!

Скажу Вам чесно, аналізувати і систематизувати дані в таблиці з об'єднаними осередками, це ще те «задоволення». Адже в таких осередках дані розміщені лише у лівому верхньому осередку, а решта порожні. Дуже часто люблять поєднувати назви для стовпців. Якщо спробуємо використати таку таблицю як джерело для зведеної таблиці, будемо неприємно здивовані повідомленням у тому, що бракує заголовків стовпців.

Об'єднувати дані в робочих таблицях категорично не рекомендуються, в них повинен бути заповнений кожен осередок. «Наочність та красу» можете наводити у фінальних таблицях, які не підлягатимуть подальшій обробці.

Також не рекомендується вставляти порожні рядки для візуального поділу даних. Такі дії призведуть до появи порожніх значень у зведеній таблиці, а також ускладнюють процес фільтрації даних.

4.Вирівнювати пробілами - це так просто!

Якби Ви чули якісь думки просто-таки «кричать» у голові людини, що аналізує таблицю і виявив, що тисячі в числах розділені пробілом ... або що причиною того, що не підтягнулися всі дані по місяцю, є банальний пробіл після назви місяця. Звичайно, для захисту від таких сюрпризів можна провести додаткову обробку таблиці, але це весь витрачений час і не завжди помилка виявляється вчасно.

Для форматування тексту існує ціла група команд на вкладці "Головна". Використовуйте їх і при подальшій обробці даних ви заощадите час і головне, збережіть нервові клітини

Автор: Михайло Беленчук, тренер DATA bi

Хочете знати більше про премудрощі Excel? Записуйтесь на наш курс 

Дізнайтеся більше про повну програму "EXCEL: бізнес-аналіз і прогнозування"