Порада 1: Швидке додавання діаграм 

Якщо ви регулярно створюєте діаграми, гарячі клавіші заощадить вам масу часу. Найпростіший спосіб створити діаграму в Excel — виділити діапазон даних і натиснути Alt + F1 для вставлення стандартної діаграми (найчастіше стовпчикової).

Але що робити, якщо вам завжди потрібен інший тип діаграми, наприклад, гістограма?

Щоб налаштувати тип діаграми за замовчуванням:

1. Створіть будь-яку діаграму.

2. Правою кнопкою миші клацніть на діаграму і виберіть "Змінити тип діаграми".

3. Виберіть потрібний тип (наприклад, гістаграма) і встановіть прапорець "Встановити за замовчуванням".

Тепер кожен раз, коли ви натискатимете Alt + F1, Excel вставлятиме діаграму цього типу. Дуже зручно, коли ви працюєте з конкретними форматами візуалізації, які потрібні найчастіше.

Порада 2: Відображення частини даних на діаграмі

Іноді в таблиці є стовпчики, які не потрібно виводити на діаграму. Наприклад, вам потрібні лише деякі категорії з великого списку. Excel дозволяє швидко створювати діаграми тільки для тих стовпців, які вам потрібні, без необхідності видаляти або приховувати інші дані.

Як це зробити:

1. Виділіть перший стовпець, який ви хочете використати для діаграми.

2. Утримуйте клавішу Ctrl та виділіть інші стовпці, які потрібно включити до діаграми.

3. Після цього натисніть Alt + F1, щоб створити діаграму на основі вибраних стовпців.

Порада 3: Використання розумних таблиць як джерела даних

Щоб спростити роботу з діаграмами, рекомендуємо використовувати розумні таблиці як джерело даних. Це особливо зручно, якщо ви часто оновлюєте таблицю (наприклад, додаєте нові рядки або стовпці). В цьому випадку діаграма автоматично оновлюється.

Як створити розумну таблицю:

1. Виділіть діапазон даних.

2. Перейдіть на вкладку "Вставка" і виберіть "Таблиця" (або натисніть Ctrl + T).

3. Переконайтеся, що встановлений прапорець "Таблиця із заголовками".

Тепер щоразу, коли ви додаватимете нові дані в таблицю, діаграма автоматично розширюватиметься без необхідності вручну змінювати діапазон даних.

Порада 4: Швидка фільтрація даних на діаграмі

Якщо вам потрібно швидко відфільтрувати дані на діаграмі без внесення змін у вихідну таблицю, використовуйте можливості Excel для фільтрації безпосередньо в діаграмі.

Як це зробити:

1. Клацніть правою кнопкою миші на діаграму і виберіть "Фільтр діаграми".

2. У вікні, що відкриється, виберіть ті категорії чи ряди даних, які ви хочете показати або приховати.

Цей функціонал дозволяє швидко підлаштовувати діаграму під конкретні задачі аналізу, не змінюючи вихідні дані.

Порада 5: Зведені діаграми

Коли вихідні дані містять дублікати, найкращим варіантом буде зведена діаграма. Вона дозволяє агрегувати дані та представити їх у вигляді візуалізації без необхідності попередньої обробки даних вручну.

Як це зробити:

1. Виділіть діапазон даних і виберіть "Вставка > Зведена таблиця".

2. Встановіть поля у зведену таблицю таким чином, щоб вони відображали дані, які ви хочете проаналізувати.

3. Перейдіть на вкладку "Аналіз" і виберіть "Зведена діаграма".

Цей інструмент допомагає швидко узагальнити великі обсяги даних і створити зведену діаграму на їх основі.

Порада 6: Багаторівневі підписи

Якщо дані містять категорії та підкатегорії, правильна їх організація допоможе створити чітку та логічну візуалізацію. Наприклад, у вас є список товарів і їх кількість, але ці товари належать до різних категорій (скажімо, фрукти, овочі тощо). В такому випадку, просто показати ці товари на діаграмі не дасть чіткої картини, адже всі вони будуть розміщені на одному рівні. Для кращої візуалізації рекомендуємо використовувати багаторівневі підписи.

Як це зробити:

1. Попередньо згрупуйте дані. Для цього додайте новий стовпець до таблиці та заповніть його відповідними категоріями. Наприклад, навпроти яблук і бананів впишіть "Фрукти", а навпроти огірків та помідорів — "Овочі".

2. Створіть звичайну гістограму або стовпчасту діаграму на основі ваших даних.

3. Додайте багаторівневі підписи. Для цього клацніть правою кнопкою миші на діаграму та виберіть "Вибрати дані". Додайте стовпець з категоріями до осі X, щоб діаграма відображала не тільки товари, але і їх групи.

Тепер діаграма матиме багаторівневі підписи: перший рівень буде представляти категорії (наприклад, "Фрукти" і "Овочі"), а другий рівень — підкатегорії (окремі товари всередині цих категорій).

Порада 7: Використання комбінованих діаграм

Коли дані включають різні типи числових значень, наприклад, відсотки та абсолютні числа, комбіновані діаграми — ідеальне рішення. Ви можете поєднувати стовпчасті діаграми з лінійними, щоб чітко розділяти ці дані та наочно показувати тенденції.

Як це зробити:

1. Створіть діаграму на основі даних.

2. Клацніть правою кнопкою миші на діаграму і виберіть "Змінити тип діаграми".

3. Виберіть "Комбінована" і призначте різні типи діаграм для кожного ряду даних.

Цей трюк дозволяє представити кілька типів інформації на одній діаграмі, що робить звіт змістовнішим.

Порада 8: Посилання на комірку з назвою діаграми

Щоб зекономити час і зробити діаграми більш динамічними, замість того, щоб вручну вводити щоразу назву діаграми, можна встановити посилання на комірку з назвою. Коли ви зміните текст у комірці, назва діаграми зміниться автоматично.

Як це зробити:

1. Виділіть діаграму і натисніть на поле назви.

2. У рядку формул введіть посилання на комірку (наприклад, =A1) і натисніть Enter.

Цей трюк допомагає підтримувати узгодженість між таблицею та діаграмою. 

Порада 9: Вторинна кільцева діаграма

Коли даних багато і деякі значення занадто дрібні, щоб їх відображати на одній діаграмі, можна використовувати вторинну кільцеву діаграму для виділення цих значень. 

Як це зробити:

1. Створіть кільцеву діаграму для ваших даних.

2. Перейдіть на вкладку "Конструктор діаграм" і виберіть "Змінити тип діаграми".

3. Оберіть "Кругова" та виберіть "Вторинна кільцева діаграма" (Pie of Pie).

4. Тепер налаштуйте значення, які повинні відображатися на вторинній діаграмі. Для цього клацніть правою кнопкою миші на діаграму, виберіть "Формат ряду даних" і налаштуйте поділ ряду, наприклад, за значенням.

Порада 10: Попередній перегляд елементів діаграми

Щоб полегшити створення та налаштування діаграм, Excel має функцію попереднього перегляду елементів діаграми. Завдяки їй ви можете експериментувати з різними елементами діаграми та одразу бачити, як вони впливають на візуалізацію.

Як це зробити:

1. Виділіть діаграму і натисніть на значок "+" у верхньому правому куті діаграми.

2. У меню, що з'явиться, ви побачите перелік елементів діаграми: назва, осі, підписи, лінії сітки тощо.

3. Наведіть курсор на будь-який елемент, щоб побачити, як він вплине на діаграму, і виберіть або зніміть прапорець, залежно від того, потрібен вам цей елемент чи ні.

Цей спосіб дозволяє швидко і легко налаштовувати діаграми під конкретні потреби без зайвих рухів. Використовуючи попередній перегляд, ви зможете створювати діаграми, які будуть не тільки красивими, але й інформативними.

Правильне використання діаграм — це лише один із багатьох корисних інструментів Excel, які спрощують вашу роботу. Хочете дізнатися більше та опанувати Excel на новому рівні? Приєднуйтесь до нашого курсу “Excel: бізнес-аналіз та прогнозування”, де ви навчитеся ефективно працювати з даними, створювати звіти та автоматизувати процеси.

Дізнайтеся більше про повну програму "EXCEL: бізнес-аналіз і прогнозування"