1. Автоматичне створення резервних копій

Збережіть свої дані від випадкових втрат, налаштувавши автоматичне резервне копіювання.

Як це зробити

1. Перейдіть на вкладку “Файл” → “Зберегти як”

2. Натисніть “Огляд”.

3. У новому вікні оберіть “Сервіс” → “Загальні параметри”.

4. Поставте галочку “Завжди створювати резервну копію” і натисніть “ОК”.

Резервна копія зберігатиметься у тій самій папці, що й основний файл

2. Використання камери замість копіювання

Опція Камера дозволяє створювати динамічні знімки діапазонів комірок. Змінили дані — змінився і знімок!! Це особливо корисно, якщо потрібно відображати певні частини таблиці на інших аркушах або створювати динамічні звіти.

Як увімкнути Камеру:

1. Натисніть правою кнопкою миші на панелі швидкого доступу. (угорі вікна Excel).

2. Оберіть “Інші команди” → “Усі команди”.

3. Знайдіть “Камера” та в списку і натисніть “Додати”, щоб вона з’явилася на панелі швидкого доступу.

4. Виділіть діапазон комірок, який потрібно відобразити.

5. Натисніть на значок Камери й клацніть по місцю, де хочете вставити знімок.

Це зображення буде динамічно оновлюватися, коли змінюватимуться вихідні дані.

3. Приховування нулів у таблицях

Нулі в таблицях можуть заважати візуальному сприйняттю даних та створювати відчуття безладу.

Приховати їх можна за допомогою умовного форматування:

1. Виділіть діапазон даних.

2. Перейдіть до меню “Головна” → “Умовне форматування” → “Правила виділення комірок” → “Дорівнює”.

3. У полі “Форматувати комірки, які дорівнюють”, введіть значення 0 

4. Перейдіть на вкладку “Користувацький формат”, оберіть “Шрифт” і встановіть білий колір тексту.

Тепер нулі будуть візуально приховані, але залишаться в комірках.

4. Точність округлення 

Щоб уникнути розбіжностей між фактичними значеннями та тими, що відображаються у комірках (що нерідко буває при роботі з дробними величинами), задайте точність округлення

Як зробити:

1. Перейдіть у розділ “Файл” → “Параметри” → “Додатково”.

2. У секції “При розрахунку цієї книги” поставте галочку біля опції “Задати точність як на екрані”.

Це забезпечить використання відображених значень замість повних десяткових.

5. Приховування формул

Сховайте формули, щоб інші користувачі не могли їх побачити (тобто бачили тільки результати).

Як приховати формули:

1. Виділіть комірки з формулами, які ви хочете приховати.

2. Клацніть правою кнопкою миші → Формат комірок 

3. Перейдіть на вкладку “Захист”.

4. Поставте галочку біля “Сховати формули” та натисніть “ОК”.

5. Далі перейдіть у меню “Рецензування” → “Захистити аркуш” і задайте пароль.

Після цього формули стануть недоступними для перегляду.

6. Автоматична вставка десяткової коми

Якщо ви часто вводите числа з десятковими знаками, ця функція допоможе заощадити час.

Як увімкнути:

1. Перейдіть до меню “Файл” → “Параметри” → “Додатково”.

2. Поставте галочку біля опції “Автоматично вставляти десяткову кому”.

3. Вкажіть кількість знаків після коми (наприклад, 2).

Як це працює:

• Якщо ви введете 80, Excel автоматично перетворить це в 0,80.

• Якщо ввести 800, отримаєте 8,00.

Будьте уважні:

• Функція працює для всіх файлів і листів, доки її не вимкнути.

• Після введення великого обсягу даних обов’язково вимкніть цю опцію, щоб уникнути помилок.

7. Видалення повторюваних рядків

Під час об’єднання кількох таблиць можуть з’явитися дублікати даних. Видалити їх дуже просто!

Як це зробити:

1. Виділіть діапазон з даними або натисніть на будь-яку комірку в таблиці.

2. Перейдіть до вкладки “Дані”.

3. Натисніть “Видалити дублікати”.

4. У вікні виберіть стовпці, за якими слід перевіряти дублювання.

5. Натисніть “ОК”.

Excel автоматично видалить усі дублікати, залишивши тільки унікальні записи.

Порада: перед видаленням дублікатів створіть резервну копію даних, щоб у разі помилки можна було відновити інформацію.

8. Швидка фільтрація у зведеній таблиці

Зведені таблиці — це потужний інструмент аналізу даних, а швидка фільтрація допоможе миттєво позбутися зайвих значень.

Як швидко відфільтрувати дані:

1. Відкрийте зведену таблицю та знайдіть рядки або стовпчики, які потрібно відфільтрувати.

2. Виділіть значення, які слід виключити.

3. Натисніть Ctrl + - (мінус).

Excel миттєво відфільтрує дані, прибравши виділені значення з відображення (але не видалить із таблиці).

Цей метод працює швидше, ніж стандартне створення фільтрів через меню, і підходить для великих таблиць із великою кількістю даних.

9. Швидке видалення усіх від’ємних значень

Якщо у вас є дані з від’ємними числами, які потрібно замінити або прибрати, Excel дозволяє зробити це за секунди, і для цього вам не потрібні якійсь спеціальні формули чи макроси.

Як видалити або замінити від’ємні значення:

1. Натисніть Ctrl + H (Знайти й замінити).

2. У полі “Знайти” введіть “-*” (без лапок).

3. У полі “Замінити на”:

• Введіть 0, щоб замінити всі від’ємні значення на нулі.

• або залиште поле порожнім, щоб повністю видалити значення.  

• 4. Натисніть “Замінити все”.

Excel швидко оновить дані, прибравши всі від’ємні числа.

Порада: перед внесенням змін створіть резервну копію файлу, щоб зберегти вихідні дані.

10. Присвоєння імен коміркам, таблицям або діапазонам

Імена в Excel дозволяють швидше та легше працювати з формулами, оскільки замість координат можна використовувати зрозумілі назви.

Як присвоїти ім'я:

1. Перейдіть на вкладку “Формули”.

2. Натисніть "Диспетчер імен" — "Задати ім'я". 

3. У вікні “Створення імені” введіть потрібну назву.

4. Виберіть діапазон комірок, який буде асоціюватися із цим ім'ям.

5. Натисніть “ОК”.

Наприклад:

Якщо діапазон A1:A10 назвати “Продажі”, то замість формули =SUM(A1:A10) можна написати =SUM(Продажі).

Це спрощує аналіз і робить формули зрозумілішими.

11. Відображення усіх прихованих рядків

Іноді дані можуть бути приховані через відфільтровані або приховані рядки. Щоб швидко зробити всі приховані рядки видимими, скористайтеся цим простим трюком.

Як показати всі приховані рядки:

1. Виділіть перший рядок у таблиці або на аркуші.

2. Виділіть усі рядки вниз, використовуючи комбінацію клавіш Ctrl + Shift + ↓.

3. Натисніть Ctrl + Shift + 9.

Excel миттєво зробить усі приховані рядки видимими.

12. Прості трюки з аркушами документа

Excel дозволяє легко працювати з великою кількістю листів у книзі. Ось кілька корисних прийомів:

Перегляд списку всіх аркушів:

• Якщо у документі багато листів, клацніть правою кнопкою миші по стрілках перемикання між ними (внизу зліва).

• З’явиться зручний список усіх аркушів для швидкого переходу.

Копіювання аркушів:

• Утримуйте клавішу Ctrl і перетягніть потрібний аркуш у нижній панелі на нове місце.

• Excel створить точну копію листа разом із усіма даними та форматуванням.

Швидке переміщення між аркушами:

Для перемикання між сусідніми листами використовуйте клавіші:

• Ctrl + Page Up — для переходу до попереднього аркуша.

• Ctrl + Page Down — для переходу до наступного аркуша.

Порада: використовуйте назви аркушів для кращої організації даних. Достатньо двічі клацнути на назві листа на панелі внизу та ввести нове ім’я.

13. Як вставити порожні рядки через один

Іноді потрібно швидко додати порожні рядки в таблиці для кращої читабельності або додавання нових даних. Ось як це зробити без ручного копіювання:

1. Додайте новий стовпець поруч із таблицею.

2. У першу комірку цього стовпця введіть число 1.

3. Потягніть вниз за маркер заповнення (утримуючи Ctrl), щоб створити нумерований список.

4. Виділіть створений список і скопіюйте його.

5. Вставте скопійовані номери нижче під новий список.

6. Виділіть усю таблицю разом із новим стовпцем.

7. Перейдіть до вкладки “Дані” → “Сортування”.

8. Виберіть сортування за новим стовпцем за зростанням.

Результат: порожні рядки з’являться між наявними, зберігаючи структуру таблиці. Вам залишиться лише видалити зайву нумерацію у доданому стовпці.

Цей метод підходить для великих таблиць, де ручне додавання порожніх рядків займе надто багато часу.

Тепер ви знаєте 13 корисних фішок Excel, які допоможуть вам працювати швидше й ефективніше. 

Якщо хочете дізнатися ще більше секретів й прокачати свої навички роботи з даними, запрошуємо на курс “Excel: бізнес-аналіз та прогнозування”.