Excel – це потужний інструмент для візуалізації даних, але часто ми використовуємо лише "верхівку айсберга" його можливостей для діаграм. Розкрийте справжній потенціал візуалізації даних за допомогою 20 перевірених і не зовсім очевидних порад.

 

1. "Роз'їжджається" діаграма? Зафіксуйте її!

Проблема: ви редагуєте дані, додаєте рядки чи стовпці, а ваша діаграма починає "жити своїм життям" – змінює розмір, пропорції і виглядає вже не так гармонійно, як ви її налаштовували. Особливо дратує, коли діаграма вже відредагована до ідеалу.

Рішення: "зафіксуйте" діаграму! Властивості діаграми дозволяють вказати, чи має вона змінювати розмір та переміщуватися при зміні даних. Зробіть кілька кліків, і діаграма залишиться непорушною, як би ви не змінювали дані.

Як це зробити:

1.Клік правою кнопкою миші по діаграмі → "Формат області діаграми" 

2. Праворуч відкриється панель → вкладка "Розмір та властивості" (іконка трикутника і квадрата) 

3. У розділі "Властивості" → обрати опцію "Не переміщувати та не змінювати розмір". Тепер діаграма зафіксована!

 

2. Декілька діаграм на одному аркуші Excel

Проблема: коли на аркуші кілька діаграм, їх ручне вирівнювання та приведення до однакового розміру — це довгий та кропіткий процес. Хочеться швидко та акуратно упорядкувати "парад" діаграм.

Рішення: Excel має вбудовані інструменти для групового редагування діаграм. Виділіть потрібні діаграми, й ви зможете одночасно змінити їх розмір та вирівняти відносно одна одної за різними параметрами. Це заощадить час і додасть професіоналізму вашим звітам.

Як це зробити: 

1. Виділіть діаграми, утримуючи клавішу Ctrl + клік по кожній діаграмі. 

2. Перейдіть на вкладку "Формат" (з'явиться у верхньому меню при виділенні діаграми). 

3. У групі "Розмір" задайте "Ширину фігури" та "Висоту фігури". 

4. У розділі "Упорядкування" натисніть "Вирівняти" та оберіть потрібний тип вирівнювання (по верхньому краю, по центру тощо).

 

3. Правильна інтерпретація дат у діаграмах

Проблема: ви використовуєте стовпець із роками як категорію на діаграмі, а Excel сприймає роки як звичайні числа і відображає їх некоректно, наприклад, як шкалу значень, а не категорії.

Рішення: поясніть Excel, що рік — це дата! Є кілька шляхів: від форматування даних до вибору правильного типу діаграми. Важливо, щоб Excel правильно "зрозумів" тип даних, особливо коли мова йде про часові шкали.

Як це зробити: 

1. Форматування даних: виділіть стовпець з роками, "Формат клітинок..." → "Число" → "Дата" → оберіть тип дати "Рік". 

2. Вибір типу діаграми: при вставці діаграми перегляньте доступні типи й оберіть той, що підходить для часових рядів (графік, гістограма з віссю часу). 

 

Лайфхак: якщо роки відображаються неправильно, спочатку спробуйте змінити формат даних або тип діаграми, і лише потім видаляйте підписи.

 

4. Комбінована діаграма Excel з різними величинами

Проблема: у вас є дані, де одні значення вимірюються тисячами, а інші — одиницями. На звичайній діаграмі "малі" значення стають майже непомітними на фоні "великих".

Рішення: використовуйте комбіновані діаграми з допоміжною віссю. Це дозволяє чітко відобразити обидва ряди даних, використовуючи різні шкали та, можливо, різні типи діаграм для кожного ряду на одній візуалізації.

Як це зробити: 

1. Створіть звичайну діаграму. 

2. Клік правою кнопкою миші по ряду даних, що "губиться" → "Змінити тип діаграми для ряду..." → "Комбінована". 

3. Для цього ряду оберіть "Додаткова вісь" та, за бажанням, змініть тип діаграми (наприклад, на графік).

 

5. Діаграма в мить ока

Проблема: створення діаграм через меню займає час, особливо коли потрібно швидко візуалізувати дані "на ходу".

Рішення: використовуйте гарячі клавіші! Excel дозволяє миттєво створити стандартну діаграму, обрану за замовчуванням, лише одним поєднанням клавіш. А ви знали, що стандартну діаграму можна налаштувати під свої потреби?

Як це зробити: 

1. Миттєве створення: виділіть будь-яку комірку в даних → Alt + F1 – діаграма створена! 

2. Персоналізація стандартної діаграми: створіть та налаштуйте потрібну діаграму (тип, стиль). Клік правою кнопкою на діаграмі → "Змінити тип діаграми..." → клік правою кнопкою на обраному типі → "Зробити стандартним".

 

6. Діаграма з вибіркових даних: фокус на головному

Проблема: іноді потрібно відобразити на діаграмі лише певні стовпці даних, щоб сфокусувати увагу на ключових аспектах, а не показувати всю таблицю.

Рішення: використовуйте клавішу Ctrl для вибору лише потрібних стовпців. Це дозволяє створювати діаграми, що чітко відображають потрібну інформацію без зайвого "візуального шуму".

Як це зробити: 

1. Виділіть стовпець із категоріями. 

2. Утримуйте Ctrl і виділіть стовпець (або декілька) зі значеннями.

3. Вставте діаграму будь-яким способом (меню "Вставлення" або Alt + F1). 

4. Excel створить діаграму лише для виділених стовпців.

.

7. Розумні діаграми для "розумних" таблиць

Проблема: дані постійно оновлюються і потрібно, щоб діаграми автоматично реагували на ці зміни, а не вимагали ручного редагування кожен раз.

Рішення: перетворіть вихідні дані на "Розумну таблицю" (Smart Table). Діаграми, створені на основі таких таблиць, стають по-справжньому динамічними: вони автоматично розширюють свій діапазон даних та оновлюються у реальному часі, коли ви додаєте нові рядки або стовпці до таблиці.

Як це зробити: 

1. Виділіть діапазон даних → вкладка "Головна" → "Форматувати як таблицю" → оберіть стиль таблиці. 

2. Створіть діаграму на основі цієї таблиці. 

3. Додавайте нові дані в таблицю — діаграма оновиться автоматично!

 

8. Фільтруйте та керуйте  діаграмами: аналізуйте під різними кутами

Проблема: потрібно тимчасово приховати частину даних на діаграмі, щоб зосередитися на конкретних аспектах, порівняти різні зрізи даних, але без видалення даних з таблиці.

Рішення: використовуйте вбудовані фільтри діаграм. Це зручний інструмент для швидкого керування відображенням даних: ви можете легко приховувати та показувати окремі ряди або категорії, аналізуючи дані під різними кутами.

Як це зробити: 

1. Виділіть діаграму → клікніть на кнопку "Фільтр діаграми" поруч з діаграмою (іконка лійки) → зніміть/поставте галочки навпроти потрібних рядів/категорій → "Застосувати".

2. Щоб повернути приховані дані, просто встановіть галочки назад та знову натисніть "Застосувати". 

 

9. Зведені діаграми: структуруйте хаос 

Проблема: вихідні дані містять дублікати, і звичайна діаграма виглядає як "візуальний хаос", відображаючи кожен рядок окремо. Потрібно отримати узагальнену діаграму з підсумками та згрупованими категоріями.

Рішення: створюйте зведені діаграми (Pivot Charts). Excel автоматично узагальнить дані, підсумує значення та згрупує категорії, відображаючи на діаграмі лише узагальнені результати без дублікатів.

Як це зробити: 

1. Виділіть комірку в даних → "Вставлення" → "Зведена діаграма". 

2. У вікні "Створення зведеної діаграми" перевірте діапазон даних, оберіть місце розташування. 

3. У "Конструкторі зведеної діаграми" перетягуйте поля в області "Осі (категорії)", "Легенда (ряди)", "Значення", налаштовуючи структуру зведеної діаграми.

4. Excel автоматично підсумує та згрупує дані, відображаючи на діаграмі узагальнені результати без дублікатів

 

10. Багаторівневі підписи — ієрархія даних на діаграмі

Проблема: дані мають складну ієрархічну структуру (категорії, підкатегорії), і потрібно чітко відобразити цю ієрархію на діаграмі, щоб вона була зрозумілою.

Рішення: використовуйте багаторівневі підписи (Multi-level Category Labels). Для цього дані повинні бути заздалегідь згруповані за категоріями. Багаторівневі підписи дозволяють чітко показати ієрархію на осі діаграми: спочатку категорії, а потім – підкатегорії під ними.

Як це зробити: 

1. Підготуйте дані: додайте стовпець "Категорія" перед стовпцем "Підкатегорія".Наприклад, спочатку стовпець "Категорія" (Фрукти, Овочі), потім стовпець "Товар" (Яблука, Апельсини, Огірки, Помідори).

2. Виділіть діаграму → "Конструктор діаграм" → "Вибрати дані" .

3. У діалоговому вікні "Вибір джерела даних" у розділі "Підписи горизонтальної осі (категорії)" натисніть кнопку "Змінити".

4. У полі "Діапазон підписів осі" виділіть обидва стовпці – і з категоріями, і з підкатегоріями (наприклад, стовпці "Категорія" та "Товар").

5. Натисніть "OK" в обох діалогових вікнах.

 

11. Динамічні назви діаграм

Проблема: назва діаграми має бути пов'язана з даними та автоматично змінюватися, коли змінюються дані, щоб діаграма завжди залишалася актуальною та інформативною.

Рішення: прив'яжіть назву діаграми до комірки Excel, що містить текст назви. Тепер назва стане динамічною і буде автоматично оновлюватись, коли ви змінюєте текст у відповідній комірці.

Як це зробити: 

1. Створіть назву діаграми. Виділіть діаграму, перейдіть на вкладку "Конструктор діаграм" -> "Додати елемент діаграми" -> "Назва діаграми" та оберіть потрібне розташування назви.

2. Виділіть текстове поле назви діаграми (клікніть на ньому, щоб з'явилася рамка).

3. Перейдіть у рядок формул та введіть знак рівності (=).

4. Клікніть на комірку, що містить текст, який ви хочете використовувати як назву діаграми.

5. Натисніть Enter.

Назва діаграми миттєво зміниться на текст з обраної комірки! Тепер, коли ви будете змінювати вміст цієї комірки, назва діаграми буде автоматично оновлюватися. 

 

12. Вторинна кругова діаграма

Проблема: у круговій діаграмі деякі сегменти настільки малі, що їх майже не видно і важко проаналізувати їхню частку в цілому.

Рішення: використовуйте вторинну кругову діаграму. Вона дозволяє винести малі сегменти на окрему, збільшену кругову діаграму, роблячи їх видимими та легшими для аналізу.

Як це зробити: 

1. Створіть звичайну кругову діаграму. 

2. Виділіть діаграму → "Конструктор діаграм" → "Змінити тип діаграми" → "Кругова" → "Вторинна кругова".

 

13.  Діаграма – це завжди "ОК"? Чи ні?

Порада: не завжди діаграма є найкращим рішенням. Перш ніж створювати діаграму, запитайте себе: чи потрібна вона взагалі? Іноді прості цифри говорять краще. Діаграма має бути доречною та додавати цінність, а не перетворюватися на "візуальний шум".

Загальне правило: якщо ваші дані складаються з трьох або менше значень, можливо, варто обійтися без діаграми. Особливо, якщо головна мета – донести точні цифри, а не виявити тенденції чи закономірності. Діаграми стають справді корисними, коли дані складніші та потрібно візуально представити взаємозв'язки, тенденції чи розподіл.

 

14. Точність понад усе? Тоді таблиця – ваш вибір!

Порада: діаграми – це абстракція. Якщо точність даних критично важлива (наприклад, у фінансах, медицині), обирайте таблиці. Вони відображають точні значення, на відміну від діаграм, де значення оцінюються приблизно.

 

15. Зрозумілі мітки – ключ до інформативної діаграми

Порада: діаграма без зрозумілих міток – як карта без назв. Обов'язково використовуйте чіткі мітки осей, що вказують на величини та одиниці виміру. Інформативна діаграма починається зі зрозумілих міток.

 

16. Використовуйте кольори розумно

Порада: колір – потужний інструмент візуалізації. Використовуйте кольори цілеспрямовано, відповідно до мети візуалізації, щоб виділити категорії, виміри. Хаотичне використання кольорів лише заплутує. У простих випадках однотонна діаграма може бути кращою за кольорову "мішанину".

 

17. Кругові діаграми: обмеження та альтернативи

Кругові діаграми – це, м'яко кажучи, не найкращий вибір для представлення порівняльних даних. Людському оку важко точно оцінювати площі секторів. Вони корисні для відображення частки кожної категорії у загальному цілому, особливо коли категорій небагато і між ними є значні відмінності. Для порівняння ж кращі стовпчасті діаграми: стовпчики легко порівнювати за висотою, що дозволяє швидко та точно визначити, які категорії мають більші чи менші значення.

 

18. 3D – це "вау!" чи "ой-ой-ой!"? 

3D-графіки виглядають ефектно – глибина, тіні, об'єм… Здається, що вони додають візуалізації "крутості" та привабливості. Але чи завжди "круто" означає "краще"? У випадку з 3D-графіками – часто ні!

3D-графіки часто спотворюють дані та ускладнюють їх сприйняття. Проєкція 3D на площину спотворює пропорції. У більшості випадків 2D діаграми простіші, зрозуміліші та точніші. Винятки – спеціалізовані випадки, як поверхні або інтерактивні 3D-діаграми. Загальне правило: уникайте 3D, якщо можна обійтися 2D.

 

19. Пам'ятайте про доступність діаграм

Порада: робіть діаграми доступними для всіх, включаючи людей з обмеженими можливостями. 

Основні принципи доступності:

• Високий контраст: використовуйте контрастні кольори між текстом, елементами діаграми та фоном. Це особливо важливо для людей зі слабким зором.

• Дружність до дальтоніків: уникайте використання комбінації червоного та зеленого кольорів на одній діаграмі, оскільки це може бути проблематично для людей з дальтонізмом (наприклад, протанопією – нездатністю сприймати червоний колір).

• Використовуйте альтернативні кольорові схеми, дружні до дальтоніків, або монохромні палітри.

• Альтернативний текст та описові мітки: для людей, що використовують програми читання з екрана, додавайте альтернативний текст до діаграм, а також детальні заголовки та мітки. 

 

20. Обережно, упередження! 

Порада: візуалізація може бути необ'єктивною. Будьте уважні до упереджень – культурних, когнітивних. Наприклад, кольори мають культурні асоціації (червоний колір символізує зростання в Китаї). Уникайте упереджень підтвердження (показувати дані так, щоб підтвердити власну думку) та упереджень формулювання. Ваша мета – донести правду про дані об'єктивно та неупереджено.

 

Використовуйте ці поради як відправну точку для вашої роботи, експериментуйте, відкривайте нові підходи – і ви зможете перетворювати сухі цифри на живі, захопливі історії!

 

Хочете глибше зануритися у світ Excel та стати справжнім гуру аналізу даних? Запрошуємо приєднатися до нашого курсу з Excel! Навчимо не лише створювати діаграми, але й ефективно використовувати весь спектр інструментів Excel для аналізу, автоматизації та візуалізації даних.

 

Курс "Excel: бізнес-аналіз та прогнозування"

 

А для тих, хто хоче отримати швидкий старт та прокачати свої навички за короткий термін, ми підготували спеціальний Excel-марафон. Старт вже 17 лютого! Не пропустіть свій шанс вийти на новий рівень володіння Excel (cлідкуйте за анонсами у наших соцмережах)