1. Швидке копіювання та вставлення даних у вже створену діаграму

Щоб не створювати діаграму щоразу з нуля, скористайтеся простим поєднанням клавіш:

1. Виділіть потрібний діапазон осередків із даними.

2. Натисніть CTRL + C (скопіювати).

3. Виберіть на аркуші наявну діаграму (клікніть по ній).

4. Натисніть CTRL + V (вставити).

Нові дані автоматично підтягнуться. Ця ж інструкція працює й коли ви хочете додати або замінити дані, головне — спочатку правильно виділити потрібні осередки.

2. Налаштування відображення зайвих елементів

Не хочете, щоб діаграма виглядала перевантажено? Клікніть на саму діаграму, натисніть на кнопку “+” праворуч і зніміть галочки з усього зайвого: назви, ліній сітки, легенд, підписів. Менше візуального шуму — краща інформативність.

3. Надаємо круговим діаграмам об’єму

Кругові діаграми чудово показують, як окремі частини складаються у ціле. Щоб зробити їх ще наочнішими:

• Виділіть будь-який сегмент і потягніть його мишкою назовні від центру.

• Повторіть те саме для решти сегментів, якщо бажаєте більшої виразності.

Так ви розділите частини й підсилите візуальний ефект.

4. Зміна типу діаграми в пару кліків

Передумали щодо типу візуалізації? Не потрібно створювати діаграму з нуля.

1. Перейдіть на вкладку Конструктор (Design).

2. Знайдіть кнопку Змінити тип діаграми (Change Chart Type).

3. Виберіть новий тип і натисніть ОК.
    

Excel миттєво переформатує діаграму під новий тип.

5. Спарклайни — компактні діаграми прямо в комірці

Спарклайни (Sparklines) — це маленькі діаграми, які розміщуються в одній комірці. Вони дозволяють швидко відстежити тренди та закономірності у великих наборах даних й займають мінімум місця.

Існує три види спарклайнів:

• Графік (Line)

• Стовпчики (Column)

• Виграш/Програш (Win/Loss)
   

Як створити спарклайни:

1. Виділіть діапазон даних. На вкладці Вставка (Insert) натисніть Спарклайни (Sparklines) і виберіть потрібний тип.

2. Укажіть комірку або діапазон, куди їх розмістити, та натисніть ОК.

Усе, ваші міні-графіки готові.

6. Вибір правильної візуалізації

Для ефективної візуалізації важливо розуміти, яку історію розповідають ваші дані:

1) Визначте мету: що саме ви хочете відстежувати чи показати?

2) Проаналізуйте тип даних:

• Категорії (регіони, продукти тощо)

• Кількість (наприклад, заявки чи продажі)

• Часові зміни (динаміка)

• Співвідношення частин (долі у загальному обсязі)

• Розподіл по інтервалах (групування за віком, сумою продажів тощо)
   

Швидкий чек-лист, як визначитися із типом діаграми:

• Категорії → стовпчаста чи лінійчаста діаграма.

• Кількість → стовпчаста діаграма.

• Часові зміни → лінійний графік, стовпчаста діаграма.

• Відсоткове співвідношення → кругова, кільцева діаграма.

• Розподіл за інтервалами → гістограма.

7. Лінійчаста діаграма — не для динаміки

Розповсюджена помилка — використовувати лінійчасту діаграму для показу змін із року в рік, що ускладнює сприйняття.

Лінійчаста діаграма (Bar Chart) підходить для порівняння категорій (країн, компаній, продуктів), а от динаміку у часі краще відобразити лінійним графіком або стовпчастою діаграмою. 

Крім того, не забувайте про контекст: якщо ви хочете показати не лише те, що “щось зросло”, а й чому це сталося, додайте пояснення чи аналітику прямо в підписах або назві діаграми. Діаграма — це завжди маленька історія, яку ви розповідаєте користувачам.

8. Друк на чорно-білому принтері

Якщо діаграми нечитабельні на монохромному друці, є просте рішення:

• Перейдіть на вкладку “Розмітка сторінки” → “Параметри сторінки”.

• На вкладці “Діаграма” виберіть опцію “Чорно-біла”. Excel автоматично замінить кольори на різні штрихування, і ваші діаграми будуть чітко читатися.

Тепер усі кольори заміняться на різні штриховки, і ваше зображення буде зрозумілим і читабельним навіть без кольорів.

БОНУС: не бійтеся коричневого кольору в діаграмах

За версією Pantone кольором року визнано Mocha Mousse. Його описують як “м’який теплий коричневий тон, що створює відчуття затишку та спокою”. У дизайні цей колір часто асоціюється зі стабільністю, надійністю та природою.

• Для візуалізації даних коричневі відтінки додають відчуття довіри, роблять діаграми доступнішими та зрозумілішими.

• Добре поєднується з зеленим і бежевим, формує затишні та гармонійні палітри.
   

Спробуйте експериментувати з коричневими тонами в оформленні своїх діаграм, щоб додати їм характеру й “тепла”.

Готові дізнатися більше? Приходьте на наші курси з Excel, де ми:

• вчимо не просто кнопки натискати, а як мислити аналітично;

• розбираємо реальні бізнес-кейси;

• і показуємо, як зробити  Excel потужним інструментом для ухвалення рішень.

Курс "Excel: бізнес-аналіз та прогнозування"