Якщо ви коли-небудь працювали в Excel, ви точно чули (або вже писали) VLOOKUP. Вона стала легендою: незамінною у звітності, мастхевом в аналітиці, основою для тисяч табличних операцій.

Але водночас VLOOKUP — це найбільш недооцінена і переоцінена функція. Чому? Тому що її зручно вивчити, але легко помилитись. Вона проста, але обмежена. Потужна, але вже морально застаріла.

Сьогодні розберемо, як правильно працювати з VLOOKUP, де вона вас підставить, і яку функцію або інструмент краще використовувати замість неї, щоб уникнути головного болю.

Що таке VLOOKUP і як вона працює?
 

VLOOKUP (Vertical Lookup) шукає значення у першому стовпці таблиці й повертає відповідне значення з іншого стовпця у тому ж рядку.
 

Синтаксис:
=VLOOKUP(що_шукаємо; де_шукаємо; номер_стовпця; [приблизний_пошук])

Приклад:
=VLOOKUP(“Микола”; A2:C10; 3; FALSE)
Шукає “Миколу” у першому стовпці діапазону A2:C10 і повертає значення з третього стовпця того ж рядка.

За що всі люблять VLOOKUP
 

1. Простота: з неї починають вчитись всі.
2. Універсальність: працює з будь-якою структурованою таблицею.
3. Мінімум роботи: швидко вставив — і вже щось працює.
4. Зрозуміла логіка: знайшов — повернув без складних умов.

Але чому її ненавидять?

1. Працює тільки вліво 
VLOOKUP шукає лише у першому стовпці діапазону і повертає значення лише з тих, що правіше. Тобто:
 

- Не можна “зазирнути назад”.
- Якщо вам потрібне значення зліва, доведеться змінювати структуру таблиці.

2. Ламається при вставці стовпців
Функція використовує номер стовпця, а не його назву чи посилання. Вставили новий стовпець у таблицю — усе посунулося, VLOOKUP повертає не те, що треба.

3. Повільна на великих обʼємах
VLOOKUP із десятками тисяч рядків може сильно гальмувати файл, особливо, якщо працює з FALSE (точним збігом).

4. Плутанина з приблизним пошуком
За замовчуванням TRUE — це приблизний збіг. Більшість користувачів навіть не здогадуються про це й отримують некоректні результати.

Чим замінити VLOOKUP: кращі альтернативи
 

1. XLOOKUP 
=XLOOKUP(що_шукаємо; де_шукаємо; що_повертати; [якщо_не_знайдено]; [тип_пошуку])

Переваги:

1. Шукає в будь-який бік (ліворуч, праворуч, вгору, вниз).
2. Не ламається, якщо змінюється структура таблиці.
3. Можна вказати значення “якщо не знайдено”.
4. Працює швидше, гнучкіше і надійніше.
5. Підтримує пошук за кількома критеріями.

Недоліки: 

1. XLOOKUP працює лише у нових версіях Excel (Microsoft 365 / Excel 2021).
2. Багатокритеріальний пошук потребує спеціальних прийомів.

2. INDEX + MATCH 
=INDEX(стовпець_для_повернення; MATCH(що_шукаємо; стовпець_де_шукати; 0))

Переваги:

1. Гнучка, надійна, точна.
2. Працює в будь-якому напрямку.
3. Не ламається при зміні структури.

Недолік: складніше для опанування

3. FILTER 
=FILTER(стовпець_результатів; умова_пошуку)

Перевага: повертає всі знайдені збіги, а не лише перший. Ідеально для аналітики, якщо потрібно не просто одне значення, а всі, які підпадають під фільтр.
 

Недоліки:

1. Не працює в старих версіях Excel.
2. Повертає масив, а не одне значення. FILTER завжди повертає всі збіги. Це дуже корисно, але може бути проблемою, якщо ви очікуєте один рядок, а Excel “вивалює” всі 100.
3. Не має напряму параметра “що повернути, якщо нічого не знайдено” (у FILTER доводиться обгортати її в IFERROR або IFNA).

4. Power Query (Get & Transform Data) використовується через вкладку “Дані” → “Отримати дані”
 

Переваги: 

1. Потужний ETL-інструмент для очищення, злиття і трансформації таблиць.
2. Ідеально підходить для роботи з великими обсягами даних.
3. Автоматизує процеси, де VLOOKUP не впорається.

Недолік: вимагає часу на опанування

VLOOKUP — це класика, яку ми всі знаємо. Але у 2025-му вона вже часто не витримує конкуренції.

Нові функції Excel точніші, надійніші, гнучкіші. І головне — захищають від помилок, які коштують компаніям грошей і репутації.

Не варто викреслювати VLOOKUP з життя, але пора рухатися далі. Особливо якщо ви працюєте з великими обсягами даних, звітністю, дашбордами або автоматизацією.

Хочете навчитися будувати таблиці як профі?
 

Запрошуємо на курс “Excel: бізнес-аналіз та прогнозування”. За 3 місяці навчимо не просто “кнопки натискати”, а мислити аналітично.

А якщо хочете автоматизувати все ще більше — переходьте одразу на “Python для Data Analysts”, де VLOOKUP вам більше ніколи не знадобиться.

Курс "Excel: бізнес-аналіз та прогнозування"

Курс "Python для дата-аналітиків"