Excel схожий на швейцарський ніж: багатофункціональний, надійний, зручний. Але є нюанс: багато людей користується ним, як кухонним ножем — вирізають щось одне й сподіваються, що “якось воно буде”.

Найчастіше проблеми виникають не через складність задач, а через неправильне використання базових функцій. Формули, які мали б допомогти, навпаки ускладнюють життя — і тільки тому, що їх застосовують не так, як треба.

Розбираємо 7 формул, з якими знайомі всі, але використовують їх не зовсім правильно. Також покажемо, як виправити це — і змусити Excel працювати на вас.

1. VLOOKUP

Помилка: шукати лише праворуч, припускатися помилок через неточний режим пошуку.

Рішення:

• Замість VLOOKUP краще використовувати XLOOKUP: він гнучкіший, може шукати і ліворуч, і праворуч.

• Якщо все ж VLOOKUP, завжди вказуйте четвертий аргумент (FALSE для точного збігу).
   

Приклад:
=VLOOKUP(A2, B2:C10, 2, FALSE) — не забувайте про FALSE, інакше результат буде непередбачуваним.

2. IF

Помилка: вкладати один в один десятки IF, отримуючи формулу на пів екрана.

=IF(A1="менеджер", "A", IF(A1="аналітик", "B", IF(A1="дизайнер", "C", IF(A1="маркетолог", "D", "Інше"))))

Рішення:

• Використовуйте IFS, якщо умов понад дві:

=IFS(

  A1="менеджер", "A",

  A1="аналітик", "B",

  A1="дизайнер", "C",

  A1="маркетолог", "D"

)

• IF підходить для простих перевірок. Якщо логіка складна, краще застосовувати SWITCH (для нових версій) або CHOOSE.

=CHOOSE(MATCH(A1, {"менеджер","аналітик","дизайнер"},0), "A","B","C")

Зверніть увагу. CHOOSE + MATCH — це просунутий трюк, який потребує обережності: значення у MATCH мають бути унікальними.

3. SUMIF / COUNTIF

Помилка: використовувати лише для одного критерію, а коли треба кілька, створювати окремі формули.

Рішення:

• Якщо умов кілька, одразу переходьте на SUMIFS або COUNTIFS:
  =SUMIFS(D2:D100, B2:B100, "Київ", C2:C100, "2025")

• Ці функції підтримують логіку “і”, тобто всі умови повинні виконуватись.

4. TEXT

Помилка: не знати, що можна форматувати дати, числа, валюту, додаючи підпис прямо у формулі.

Рішення:
=TEXT(A2, "dd.mm.yyyy") або =TEXT(B2, "#,##0.00 грн")

Це дозволяє красиво виводити значення без змін у форматі клітинки.

Зверніть увагу: TEXT повертає текстове значення, тому далі з ним як з числом працювати не можна.

5. LEFT, RIGHT, MID

Помилка: використовувати без SEARCH або FIND, жорстко вказувати кількість символів (LEFT(A1, 5)) без урахування реального контексту.

Наприклад: у вас прізвище та ім’я в одному рядку: "Шевченко Олена"

Ви хочете виділити ім’я, але пишете:

=RIGHT(A1, 5)

Це працює лише якщо всі імена однакової довжини.

Рішення:
Комбінуйте з SEARCH, щоб динамічно визначати, скільки символів відокремити:

=RIGHT(A1, LEN(A1) - SEARCH(" ", A1)) — виділяє ім’я після пробілу, незалежно від довжини прізвища

 =LEFT(A1, SEARCH(" ", A1)-1) — ім’я до пробілу

6.Округлення значень через формат комірок

Помилка: округлювати значення візуально (форматом), а не формулою. У фінансових звітах це може призвести до фатальних помилок (наприклад, якщо підсумок рахується по неокруглених числах).

Рішення:

• Використовуйте ROUND, ROUNDUP або ROUNDDOWN у формулах.
  =ROUND(A1, 2) — округлення до копійок

=ROUNDUP(A1, 0) — до більшого цілого  

=ROUNDDOWN(A1, 0) — до меншого цілого

• Формат комірки — це лише візуальний ефект, він не змінює значення всередині.
   

7. CONCATENATE або &

Помилка: використовувати CONCATENATE або & замість сучасної TEXTJOIN:

=A1 & ", " & A2 & ", " & A3 (дуже незручно при об’єднанні багатьох значень або діапазонів)

Рішення:

• TEXTJOIN — зручніший спосіб об’єднання з роздільником:
  =TEXTJOIN(", ", TRUE, A2:A5) — список зі стовпця через кому.

• Працює з діапазонами, ігнорує порожні клітинки, читається й підтримується легше

Excel працює, коли знаєш як

Ці функції самі по собі не винні. Використовуйте їх правильно, і тоді вони перетворюються з джерела плутанини на суперзброю аналітика.

Хочете навчитися використовувати Excel не “на око”, а як професіонал?

Приходьте на наші практичні курси:
“Excel: бізнес-аналіз та прогнозування” та “Advanced Excel: поглиблені інструменти”

Курс "Excel: бізнес-аналіз та прогнозування"

Курс "ExcelA Advanced: поглиблені інструменти"