Коли мова заходить про помилки у фінансах, багато хто уявляє собі складні формули чи неправильні розрахунки. Але правда в тім, що більшість грошей бізнес втрачає через одні й ті ж самі “граблі”, на які стає майже кожен підприємець, незалежно від ніші. У цій статті ми розберемо 5 таких помилок, які, можливо, прямо зараз забирають гроші з кишені вашої компанії, і покажемо, як прості зміни в мисленні можуть перетворити хаос на керовану систему.

Помилка 1: вважати залишком на рахунку прибутком

Наприкінці місяця ви сплатили зарплати, податки, оренду. На рахунку залишилась приємна сума. Це — ваш прибуток, який можна сміливо забирати. На жаль, ні.

Приклад: уявімо невелике виробництво крафтових шкіряних виробів. У серпні вони отримали велике корпоративне замовлення на щоденники та передоплату 50% — 100 000 грн. Власниця, побачивши ці гроші на рахунку наприкінці серпня, сплатила всі поточні витрати й зняла залишок як дивіденди, адже “місяць закрили в хорошому плюсі”.

Але 2 вересня прийшов рахунок від постачальника за ексклюзивну шкіру для цього ж замовлення на 80 000 грн. А грошей на рахунку компанії вже немає. Тепер власниці доводиться повертати власні кошти в бізнес, щоб покрити витрати, які напряму стосуються “прибуткового” замовлення.

Рішення: щоб уникнути таких “сюрпризів”, фінансово грамотні підприємці використовують метод нарахування. Це принцип, за яким доходи та витрати визнаються у момент їх виникнення (підписання акту, відвантаження товару), а не в момент руху грошей.

Тобто дохід від корпоративного замовлення має бути врахований не в серпні, коли прийшла передоплата, а в тому місяці, коли щоденники будуть виготовлені та передані замовнику. І витрати на шкіру для цього замовлення мають бути прив'язані до того ж періоду. Аванс від клієнта — це зобов’язання компанії, а не її прибуток.

Помилка 2: не планувати майбутні платежі, а жити в режимі касового розриву

“Сьогодні гроші є, а завтра — розберемось”. Такий підхід — прямий шлях до касового розриву, коли вам не вистачає грошей на обов'язкові платежі.

Приклад: власниця інтернет-магазину наприкінці тижня бачить гарний виторг і робить велику закупівлю нового товару. А в понеділок приходять рахунки за оренду складу, зарплату та оплату за таргетовану рекламу. Найближчі надходження від клієнтів — лише за кілька днів. Результат — стрес, терміновий пошук грошей та зіпсована репутація перед підрядниками.

Рішення: впровадьте платіжний календар. Це простий інструмент (може бути навіть звичайна таблиця в Excel), де ви фіксуєте всі заплановані надходження та витрати хоча б на місяць уперед. Він дозволить заздалегідь бачити потенційні “ями” і мати час на маневр, а не “гасити пожежі”.

Помилка 3: ігнорувати дрібні витрати

Ще одна поширена пастка — фіксувати лише великі платежі (оренда, зарплати, закупівлі), ігноруючи дрібниці.

Приклад: комісія банку за перекази, щомісячна оплата CRM-системи, Canva, Zoom, кава та печиво в офіс... Кожна з цих витрат окремо — незначна. Але за рік вони складаються в десятки тисяч гривень, які просто зникають з бюджету, бо їх ніхто не рахує.

Рішення: ведіть облік усіх операцій. Кожна гривня має бути зафіксована. Сучасні інструменти дозволяють автоматизувати це, синхронізуючись з банком, але головне — це дисципліна. Тільки так ви побачите реальну структуру своїх витрат.

Помилка 4: жити без фінансової подушки безпеки

Бізнес в Україні — це завжди зона турбулентності. Сподіватись, що нічого не станеться — надто оптимістично.

Приклад: раптовий блекаут, і треба терміново купувати дорогий генератор. Зламалось ключове обладнання на виробництві. Постачальник підняв ціни, і потрібна додаткова закупівля. Без фінансового резерву будь-який форс-мажор перетворюється на кризу, яка вимагає вливання власних коштів або дорогих кредитів.

Рішення: створіть резервний фонд. Почніть відкладати невеликий відсоток (наприклад, 2-5%) від обороту щомісяця на окремий рахунок. Це ваша страховка від непередбачуваних ситуацій, яка дає спокій та стабільність.

Помилка 5: вести облік “для себе” і без системи

Це фундаментальна помилка, яка є причиною всіх попередніх.

Приклад: дані про фінанси розкидані по різних таблицях, нотатках, особистих картках та повідомленнях у Telegram. Облік ведеться нерегулярно, коли є час. І головне — ніхто не розуміє, навіщо ці цифри взагалі збираються.

Рішення: зрозумійте, що фінансовий облік — це не просто збір даних, а основа для прийняття рішень. Створіть єдиний центр для всієї фінансової інформації. Ведіть облік регулярно. І головне — аналізуйте дані, щоб розуміти, як ваш бізнес може зростати та збільшувати прибуток.

Від помилок до системи: де шукати допомогу?

Якщо ви впізнали свою компанію хоча б в одному з цих пунктів — це не привід для паніки, а ваша точка росту.

Ви вже зробили найважливіший крок — діагностували проблему. Наступний крок — отримати інструменти для її системного розв'язання.

Саме для цього ми створили  курс “Фінансовий менеджмент 5.0”. Це готова покрокова система, яка допоможе вам:

•  Уникнути дорогих фінансових помилок

•  Побудувати прозору звітність та робочий бюджет.

•  Перетворити фінансовий хаос на керовану систему.

З 15 по 18 вересня ви можете приєднатись до курсу зі знижкою 20%. Це ваш шанс перестати “гасити пожежі” і почати будувати. Не пропустіть його.

Дізнатись більше про курс та отримати знижку 20%