Кінець місяця. Власник бізнесу робить собі каву і відкриває управлінський звіт P&L (Прибутки та Збитки).

Картина — просто краса: продажі ростуть, маржа чудова, у графі “Чистий прибуток” світиться приємний “плюс” 200 000 грн. Власник подумки вже планує, куди витратить дивіденди.

Він заходить у клієнт-банк, щоб зробити переказ... а там 5 000 грн. А завтра треба платити оренду офісу та аванси команді.

 

Паніка. Дзвінок бухгалтеру: “Де гроші?! Ми ж в плюсі”.

Бухгалтер спокійно знизує плечима: “По податках все чисто, акти підписані, прибуток нараховано. А грошей немає”.

Це класичний сюжет бізнес-трилера під назвою “касовий розрив”. Гроші ніхто не вкрав. Вони не зникли. Вони просто застрягли в часі та неправильно налаштованих процесах.

Проведімо розслідування: хто винен, де ховаються гроші й чому без наведення ладу в оргструктурі ви будете потрапляти в цю пастку щомісяця.

 

Підозрюваний №1: час 

Багато підприємців, особливо на старті, плутають два фундаментальних поняття: прибуток і живі гроші.

1. P&L (звіт про прибутки) живе за методом нарахування. Ви відвантажили товар або надали послугу — у звіті з'явився дохід. Ви вже заробили ці гроші на папері.

1. Cash Flow (звіт про рух коштів) живе суворою реальністю. Клієнт заплатить вам тільки через 14 днів (бо у вас у договорі прописана відстрочка платежу).

Але вашому постачальнику сировини або орендодавцю треба платити сьогодні.

Ці 14 днів можуть створити касовий розрив. У цей період бізнес може померти. Ви просто витрачаєте гроші швидше, ніж отримуєте їх фізично.

 

Що відбувається в P&L і Cash Flow

Ви продаєте меблі.
Клієнт купує стіл на 10 000 грн.
За договором:

• оплата через 14 днів,

• собівартість виготовлення столу — 6 000 грн,

• майстру — платите сьогодні,

• оренда цеху — сьогодні.
   

P&L працює за методом нарахування.

У день продажу (сьогодні) в P&L з’явиться:

• Дохід: +10 000 грн

• Собівартість: –6 000 грн

• Прибуток (маржа): +4 000 грн
   

У P&L ви виглядаєте як успішний бізнес, який щойно заробив 4 000 грн.

Але це — паперовий прибуток.
Грошей у цей момент у вас немає.

 

CF працює в реальних грошах, на рахунку тут і зараз.

Сьогодні:

• Платіж майстру: –3 000 грн

• Витрати на матеріали/собівартість: –3 000 грн

• Оренда цеху: –5 000 грн
   

Разом рух грошей сьогодні:

–11 000 грн

І жодної гривні доходу, бо клієнт заплатить тільки через 14 днів.

 

P&L показує, що ви в плюсі (+4 000 грн прибутку).
Cash Flow показує, що ви в мінусі ( –11 000 грн живих грошей).

У цей момент і виникає касовий розрив

Не тому, що бізнес збитковий, а тому, що час надходження грошей ≠ час їх витрачання.

 

Через 14 днів (коли клієнт платить)

Cash Flow отримає +10 000 грн.
P&L уже давно показав цей дохід — 14 днів тому.

Компанія може мати класний прибуток і одночасно сидіти без грошей на зарплату — і це нормально для бізнесів із відстрочками, запасами та нерівномірними витратами.

 

Підозрюваний №2: хаос в оргструктурі 

Більшість підприємців думають, що касовий розрив лікується складною табличкою в Excel. Ні, він лікується відповідальністю.

Ключове питання, яке потрібно поставити:

“Хто у нас відповідає не за цифри у P&L, а за те, щоб гроші реально зайшли на рахунок”?

Бухгалтер? Ні.

Його задача — щоб були:

• правильні проводки,

• закриті податки,

• звірені документи,

• коректна звітність.
   

Бухгалтер фіксує минуле, а не керує майбутніми грошима.
Він не працює з дебіторкою, не веде перемовини з клієнтами, не контролює ваші касові розриви.

 

Менеджер з продажу? Теж ні.

Ціль менеджера — продати, а не забезпечити ліквідність.
Він може:

• пообіцяти довшу відстрочку,

• виставити рахунок без авансу,

• погодитися на оплату після реалізації.
   

Усе це може збільшувати дохід у P&L, але одночасно руйнувати Cash Flow. Менеджер працює у своїй логіці KPI, і це не помилка, а нормальна поведінка

 

Закупівельник? Часто поглиблює розрив.

Його KPI — “дешевше купити”. Тому він може:

• купити товар на 3 місяці вперед,

• оформити передоплату постачальнику,

• зробити надлишкові запаси, “бо була знижка”.

Результат: кеш завис у складі, а не на рахунку.

 

Ще один тихий підозрюваний: відсутність людини, яка:

• контролює вихідні платежі,

• блокує неузгоджені витрати,

• перевіряє, чи є гроші на рахунку перед покупкою,

• веде платіжний календар.
   

І ще один винуватець: відсутня політика відстрочок клієнтам

У більшості бізнесів немає документа, де чітко визначено:

• кому даємо відстрочку,

• на скільки днів,

• які ризики приймаємо,

• хто затверджує рішення.

 

Кожен відділ працює чесно і добре у своїх задачах. Але ніхто не відповідає за ліквідність.Саме тому компанія може бути прибутковою — але без грошей.

 

Потрібен фінансовий менеджер (або власник у цій ролі), який бачить картину зверху і вчасно каже:

• СТОП. Цю закупівлю відкладемо.

• Цьому клієнту відстрочку не даємо.

• Платежі на п’ятницю переносимо.

• Поки не заплатять нам — ми не платимо іншим.

 

Це і є основа управління грошовим потоком

 

3 кроки від хаосу до системи

Ми в DATAbi вчимо будувати фінанси не з формул, а з правильних процесів. Ось що треба зробити, щоб гроші знову з'явилися на рахунку.

 

Крок 1. Впровадити платіжний календар 

Мета: кожен день знати, скільки входить і виходить грошей. Календар заповнюється на 4 тижні вперед, ви відкриваєте його і бачите:

• Понеділок: зайде 50 000 грн від ТОВ “Ромашка”.

• Вівторок: треба платити 40 000 грн за оренду.

• Середа: ...

Якщо ви бачите мінус у четвер, ви знаєте про це ще в понеділок. У вас є 3 дні на маневри: подзвонити боржникам, домовитися про розбивку платежу за оренду, притримати закупівлю. 

 

Крок 2. Прописати регламенти

Щоб хаос не повертався, потрібні залізні інструкції. Наприклад:

• Правило №1: менеджер не може дати клієнту відстрочку більше ніж 5 днів без письмового погодження з фіндиректором/власником.

• Правило №2: великі закупівлі робимо тільки після підтвердження, що на рахунку є резерв, а не “на емоціях” чи “бо знижка”.

 

Крок 3. Призначити архітектора (фінансового менеджера)

Хтось має дивитися на бізнес не як на набір угод, а як на єдину фінансову модель. Це задача фінансового менеджера.

Він керує ліквідністю. Він той, хто має повноваження сказати власнику: “Ні, ми не можемо купити цей новий верстат зараз, бо через 2 тижні нам не вистачить на податки. Заплануймо це на наступний місяць”.

 

Касовий розрив не завжди ознака кризи. Часто це знак, що ваша компанія виросла, а ваша система управління — ще ні.

Гроші люблять порядок. Коли у вас є чітка оргструктура, де кожен розуміє свій вплив на грошовий потік, прописані процеси й інструменти контролю, ви перестаєте гасити пожежі й починаєте керувати прибутком.

 

Хочете побудувати таку систему своїми руками?

На курсі “Фінансовий менеджмент 5.0” ми починаємо саме з фундаменту: архітектури бізнесу, регламентів та ролі фінменеджера, а потім переходимо до P&L, CashFlow та прийняття зважених управлінських рішень.

 

 Зараз діє Чорна П'ятниця: -40% на пакет MAX.

12 місяців доступу до матеріалів + 6 місяців підтримки куратора, який допоможе вам розібратися саме з вашими цифрами.

 

Дізнатися програму курсу та забрати знижку

 

​​​​​​​