1. Гарячі клавіші — фундамент вашої швидкості 

Кожне переміщення руки до мишки та назад – це втрачені долі секунди. За день вони складаються в хвилини, за тиждень – у години. Опанувавши гарячі клавіші для найбільш поширених операцій, ви почнете працювати значно швидше та з меншою втомою.

Навігація та виділення:

• Ctrl + стрілки (←↑→↓): миттєве переміщення до краю заповненого діапазону даних або до кінця аркуша.

• Ctrl + Shift + стрілки: виділення даних від поточної клітинки до краю діапазону.

• Shift + пробіл: виділити весь рядок.

• Ctrl + пробіл: виділити весь стовпець.

• Ctrl + A: виділити все (або поточну область даних, якщо клітинка всередині неї).

Редагування та Вставка:

• Ctrl + C / Ctrl + X / Ctrl + V: копіювати /вирізати / вставити. 

• Ctrl + Shift + V: вставити тільки значення, ігноруючи форматування. Незамінно при копіюванні з веб-сторінок або інших документів.

• Ctrl + Enter: заповнити всі виділені клітинки значенням з активної комірки залишаючись на місці. 

• F2: редагувати активну клітинку

Дії та скасування:

• Ctrl + Z: скасувати останню дію. 

• Ctrl + Y: повторити скасовану дію.

• Ctrl + F: знайти текст або значення на аркуші.

• Ctrl + H: знайти та замінити.

Форматування (базове):

• Ctrl + B: жирний

• Ctrl + I: курсив

• Ctrl + U: підкреслений

• Ctrl + Shift + 1...6: швидке застосування числових форматів (звичайний, грошовий, відсотковий тощо).

Порада: відкрийте Довідка (Help) → Сполучення клавіш (Keyboard shortcuts) та вивчіть ті комбінації, які відповідають вашим найчастішим операціям.

2. VLOOKUP (ВПР) — майстер пошуку та зіставлення даних 

VLOOKUP (Vertical LOOKUP або ВПР – вертикальний перегляд) — це одна з найважливіших функцій для будь-кого, хто працює з таблицями. Вона дозволяє автоматично знаходити значення в одній таблиці (або діапазоні) та підтягувати відповідні йому дані з іншого стовпця цієї ж таблиці.

Коли застосовувати VLOOKUP:

• Пошук ціни/опису товару за його артикулом/ID.

• Зіставлення даних з різних джерел: наприклад, підтягнути email клієнта з бази CRM до таблиці замовлень за ID клієнта.

• Категоризація даних: присвоїти категорію продукту на основі його назви, шукаючи її у довіднику категорій.

• Перевірка наявності: швидко перевірити, чи є певний елемент (наприклад, email) в іншому списку.

Синтаксис:

=VLOOKUP(пошукове_значення; діапазон; індекс_стовпця ; [точний_чи_приблизний_збіг])

• пошукове_значення (lookup_value): що саме ви шукаєте (значення або посилання на клітинку).

• діапазон (range): де ви шукаєте. Дуже важливо: VLOOKUP шукає пошукове_значення тільки в першому стовпці цього діапазону.

• індекс_стовпця (index): номер стовпця всередині вказаного діапазону, з якого потрібно повернути результат. Перший стовпець діапазону має індекс 1, другий – 2, і так далі.

• точний_чи_приблизний_збіг: необов'язковий аргумент.

FALSE (або 0, або ХИБНІСТЬ): шукаємо точний збіг. Рекомендується використовувати майже завжди для уникнення помилок. Якщо точного збігу немає, функція поверне помилку #N/A (#Н/Д).

TRUE (або 1, або ІСТИНА, або пропущено): шукаємо приблизний збіг. Використовується рідко, переважно для пошуку в діапазонах (наприклад, визначення категорії знижки за сумою). Важливо: для коректної роботи з TRUE перший стовпець діапазону має бути відсортований за зростанням.

Сучасна альтернатива: зверніть увагу на функцію XLOOKUP. Вона гнучкіша: не вимагає, щоб пошуковий стовпець був першим, і простіша у використанні.

3. Умовне форматування: візуальний аналіз “на льоту”

Людське око набагато швидше сприймає кольори та візуальні патерни, ніж читає текст чи цифри. Умовне форматування дозволяє автоматично підсвічувати клітинки на основі заданих вами правил, миттєво виявляти тренди, помилки чи важливі показники.

Як використовувати:

1. Виділіть діапазон, який хочете відформатувати.

2. Меню: Формат (Format) → Умовне форматування (Conditional formatting).

3. У панелі праворуч налаштуйте правило:

• Застосувати до діапазону: перевірте, чи правильний діапазон виділено.

• Правила форматування → Форматувати клітинки, якщо...: Виберіть умову (наприклад: “Текст містить”, “Дата до”, “Більше ніж”, “Менше ніж”, “Дорівнює”, “Значення порожнє/не порожнє”, “Формула користувача”).

• Введіть значення або формулу для умови.

• Стиль форматування: виберіть, як виглядатимуть клітинки (колір фону, тексту, жирність, курсив тощо). 

• Натисніть “Готово”. Можна додати кілька правил до одного діапазону (кнопка “Додати інше правило”).

 Важливо: не перестарайтеся з кількістю правил та кольорів. Мета – зробити дані зрозумілішими, а не перетворити таблицю на новорічну ялинку.

4. Фільтри: швидкий доступ до потрібних даних 

Фільтри дозволяють миттєво “відсіяти” зайве і показати лише ті рядки, які відповідають заданим критеріям, а також швидко сортувати дані.

Як увімкнути стандартний фільтр:

1. Клацніть будь-де всередині таблиці (де є заголовки).

2. Меню: Дані (Data) → Створити фільтр (Create a filter) або іконка лійки на панелі інструментів.

3. У заголовках з'являться значки ▼.

Як користуватися:

• Натисніть ▼ у потрібному стовпці.

• Сортування: “Сортувати А-Я”, “Сортувати Я-А”.

• Фільтрування за умовою: виберіть тип умови (текстові, числові, дати) та введіть значення.

• Фільтрування за значеннями: внизу списку ви побачите всі унікальні значення стовпця. Зніміть галочки з тих, які хочете приховати, або натисніть “Очистити” і виберіть лише потрібні.

Режим фільтра (Filter Views) для командної роботи:

Стандартний фільтр змінює вигляд таблиці для всіх користувчів, хто її зараз бачить. Якщо ви працюєте спільно, ваші фільтри можуть заважати колегам. Режим фільтра створює персональний вигляд фільтрованої таблиці, видимий лише вам, не впливаючи на інших.

Як створити:

• Меню: Дані (Data) → Режими фільтрів (Filter views) → Створити новий режим фільтра (Create new filter view).

• З'явиться темна панель зверху. Налаштуйте фільтри як зазвичай. Ваш режим можна назвати та зберегти для майбутнього використання. Щоб вийти з режиму, натисніть “X”на темній панелі.

Лайфхак: збережені режими фільтрів дозволяють швидко повертатися до часто використовуваних вибірок даних (наприклад, “Замовлення за останній тиждень”, “Клієнти з Києва”).

5. GOOGLETRANSLATE — вбудований перекладач 

Ця функція швидко перекладає текст безпосередньо в клітинках таблиці без необхідності перемикатися між вкладками та сервісами. 

Синтаксис:

=GOOGLETRANSLATE(текст_або_клітинка; [мова_джерела]; [мова_призначення])

• текст_або_клітинка: посилання на клітинку з текстом або сам текст у лапках.

• [мова_джерела]: дволітерний код мови оригіналу (напр., “en”, “de”, “pl”). Можна вказати “auto” для автоматичного визначення.

• [мова_призначення]: дволітерний код мови перекладу (напр., “uk”, “en”).

Приклад: перекласти коментар клієнта з англійської (в клітинці B2) на українську: =GOOGLETRANSLATE(B2; "en"; "uk")

6. Текст по стовпцях: приборкуємо хаос

Часто дані імпортуються або копіюються так, що кілька елементів опиняються в одній клітинці, розділені комою, пробілом, крапкою з комою чи іншим символом (наприклад, “Петренко Іван, Київ” або “Товар А; 10 шт.; 50 грн”). Цей інструмент дозволяє акуратно розділити такі дані на окремі стовпці.

Як використовувати:

1. Виділіть стовпець (або діапазон), який потрібно розділити.

2. Меню: Дані (Data) → Розділити текст на стовпці (Split text to columns).

3. Внизу з'явиться невелике меню “Роздільник”. Google Sheets спробує автоматично визначити роздільник.

4. Якщо автоматичний вибір неправильний, натисніть на нього і виберіть потрібний роздільник (кома, крапка з комою, крапка, пробіл) або “Власний” і введіть свій символ.

5. Дані будуть розділені по стовпцях праворуч від вихідного. Важливо: переконайтеся, що ці стовпці порожні, інакше наявні там дані будуть перезаписані!

7. IMPORTRANGE — динамічний зв'язок між таблицями

Ця функція дозволяє імпортувати діапазон даних з іншого файлу Google Sheets. На відміну від копіювання, дані, імпортовані через IMPORTRANGE, оновлюються автоматично, якщо змінюється вихідний файл.

Коли застосовувати:

• Створення зведених звітів (дашбордів), що збирають дані з кількох джерел (наприклад, звіти різних відділів).

• Використання централізованого довідника (наприклад, прайс-лист, список співробітників) у багатьох інших файлах без необхідності копіювати його щоразу.

• Надання доступу до частини даних з великої таблиці, не відкриваючи доступ до всього файлу.

Синтаксис:

=IMPORTRANGE(“URL_вихідного_файлу”; “назва_аркуша!діапазон”)

• URL_вихідного_файлу: повне посилання (URL) на Google Sheet, звідки імпортуємо. Його потрібно взяти з адресного рядка браузера і вставити в лапках.

• “назва_аркуша!діапазон”: назва аркуша та діапазон клітинок у вихідному файлі (наприклад, “Продажі!A1:F500” ). Вказується у лапках.

 Важливо: при першому використанні IMPORTRANGE для зв'язку з новим файлом, у клітинці з формулою з'явиться помилка #REF!. Наведіть на неї курсор і натисніть кнопку “Надати доступ”, щоб дозволити таблицям обмінюватися даними. Це потрібно зробити лише один раз для кожної пари файлів. Також враховуйте, що імпорт великих обсягів даних може трохи сповільнювати роботу таблиці.

Хочете більше таких фішок?

На курсі “Посібник з Google Sheets” ми не просто вивчаємо формули. Ми вчимо мислити як аналітик, автоматизувати рутину, створювати зручні дашборди, працювати з Google Apps Script для автоматизації завдань та ще купу всього. Все — на практиці, з реальними кейсами та підтримкою тренера.

Посібник з Google Sheets