Захист даних у Google Таблицях — це комплексний процес, що включає налаштування доступу, захист окремих діапазонів, використання двофакторної автентифікації 

1. Налаштування прав доступу

Надання доступу

Ви можете надавати доступ до таблиці іншим користувачам, контролюючи, хто саме може переглядати або редагувати дані.

• Перегляд: користувачі можуть лише переглядати вміст таблиці.

• Коментування: користувачі можуть залишати коментарі, але не можуть редагувати таблицю.

• Редагування: користувачі можуть вносити зміни до таблиці.

Щоб налаштувати права доступу, натисніть кнопку “Поділитися” у верхньому правому кутку таблиці та введіть електронну пошту користувача, якому хочете надати доступ.

Обмеження доступу

Крім надання доступу конкретним користувачам, ви можете обмежити доступ до таблиці для всіх, крім власника. Для цього:

1. Перейдіть до розділу “Поділитися”.

2. Натисніть на “Змінити” поруч із написом “Кожен, хто має посилання”.

3. Виберіть “Обмежено”.

2. Використання паролів і двофакторної аутентифікації

Паролі

Google Таблиці не мають прямої можливості встановити пароль на файл, але ви можете захистити свій обліковий запис Google надійним паролем. 

Використовуйте комбінацію великих і малих літер, цифр і спеціальних символів (щонайменше 8, а краще 13 символів)

Двофакторна аутентифікація (2FA)

Двофакторна аутентифікація надає додатковий рівень захисту. Після введення пароля вам буде потрібно ввести код, надісланий на ваш телефон.

Щоб увімкнути 2FA:

1. Перейдіть до налаштувань облікового запису Google.

2. Виберіть “Безпека”.

3. Натисніть “Двофакторна аутентифікація” і дотримуйтесь інструкцій.

3. Захист діапазонів і комірок

Захист діапазонів

Ви можете захистити окремі діапазони або комірки у таблиці, щоб обмежити їх редагування. Такий спосіб корисний, коли кілька користувачів працюють над одним документом, але не всі з них повинні мати доступ до певних даних.

Щоб захистити діапазон комірок:

1. Виділіть комірки, які хочете захистити.

2. Натисніть правою кнопкою миші та виберіть “Захистити діапазон”.

3. Встановіть права доступу для вибраних користувачів.

Захист від змін

Ви також можете встановити захист від змін для всього листа або окремих аркушів:

1. Перейдіть на вкладку “Дані”

2. Виберіть “Захистити аркуш або діапазон”.

3. Налаштуйте відповідні права доступу.

4. Історія змін та контроль доступу

Перегляд історії змін

Google Таблиці зберігають історію змін, що дозволяє відстежувати, хто і коли вносив зміни до документа. За потреби ви завжди можете повернутись до попередньої версії таблиці.

Щоб переглянути історію змін:

1. Перейдіть на вкладку “Файл”.

2. Виберіть “Історія версій”.

3. Натисніть “Переглянути історію версій” (також можна скористатися гарячими клавішами: Ctrl+Alt+Shift+H).

Журнал доступу

Ви також можете переглядати, хто і коли відкривав таблицю. Це допоможе контролювати, чи не відбулося несанкціонованого доступу.

5. Використання адонів (розширень) для підвищення безпеки

Google Таблиці підтримують додаткові інструменти та доповнення для підвищення безпеки. Ви можете знайти їх у “Магазині доповнень” Google Workspace. Наприклад, Cryptosheets дозволяє шифрувати дані у таблицях, забезпечуючи додатковий рівень захисту.

Ваші дані — це ваше багатство, і їх захист має бути пріоритетом.

Залишайтеся в безпеці та користуйтеся Google Таблицями розумно!

Тонкощам роботи з Google Таблицями вчимо на нашому курсі Google Таблиці для бізнесу”

Дізнайтеся більше про повну програму "Google Таблиці для Бізнесу"