Вставка та форматування даних у Google Sheets — це базові, але надзвичайно важливі навички для ефективної роботи з таблицями. Коли ви опануєте ці інструменти, ваша робота стане більш продуктивною та зручною.

 

Вставка тексту та чисел

Почнемо з найпростішого — введення текстових і числових даних у клітинки.

• Текст:

1. Просто натисніть на потрібну клітинку і введіть текст.

2. Після завершення натискання клавіші Enter перенесе вас до наступної комірки.

 

• Числа: 

1. Введення числових значень здійснюється аналогічно до текстових. 

2. Щоб число розпізнавалося правильно, переконайтеся, що воно введене без пробілів чи символів (крім десяткових знаків або ком).

 

Вставка діапазонів даних

Якщо потрібно вставити дані відразу у кілька клітинок, можна скопіювати діапазон з іншого джерела (Excel, інша Google таблиця тощо) і вставити його.

1. Виділіть дані у джерелі, натисніть Ctrl + C 

2. Виберіть першу комірку, куди потрібно вставити дані, і натисніть Ctrl + V. Дані автоматично будуть вставлені в обраний діапазон.

 

Вставка функцій і формул

Google Sheets підтримує широкий набір функцій, які допоможуть вам автоматизувати обчислення.

1. Приклад простої формули: введіть формулу прямо у клітинку, починаючи зі знаку "=", наприклад, =SUM(A1:А33) для обчислення суми чисел у діапазоні.

2. Використання підказок: під час введення функцій Google Sheets автоматично пропонує підказки щодо синтаксису формули, що дуже зручно, і не тільки для новачків.

 

Спеціальна вставка

Дуже корисний інструмент у Google Sheets, який дозволяє вам копіювати й вставляти дані з гнучкими налаштуваннями. На відміну від стандартного копіювання (Ctrl + C) та вставки (Ctrl + V), спеціальна вставка дозволяє вибрати, які саме елементи з вихідної клітинки або діапазону потрібно вставити.

1. Вставка тільки значень

Коли ви використовуєте стандартну вставку, разом із даними копіюються і формули. Але інколи вам потрібно скопіювати лише результат обчислення, а не формулу.

1. Виділіть діапазон або клітинку з даними, які потрібно скопіювати.

2. Натисніть правою кнопкою миші по клітинці, куди хочете вставити дані.

3. Виберіть "Спеціальна вставка" → "Вставити лише значення" (або Ctrl+Shift+V)

 

2. Вставка лише формату

Ця опція дозволяє копіювати тільки стиль форматування (наприклад, жирні заголовки та кольорові комірки) з однієї клітинки в іншу, не змінюючи її вміст.

1. Виділіть клітинку з необхідним форматуванням (кольори, шрифти, межі тощо).

2. Натисніть правою кнопкою миші по клітинці, куди потрібно застосувати це форматування.

3. Оберіть "Спеціальна вставка" → "Вставити лише форматування" (або Ctrl+Alt+V)

 

3. Вставка лише формул

Цей варіант спеціальної вставки дозволяє копіювати тільки самі формули без зміни результатів.

1. Скопіюйте клітинку з формулою (Ctrl + C).

2. Вставте її в іншу клітинку за допомогою "Спеціальна вставка" → "Вставити лише формули".

 

4. Вставка лише ширини стовпців

При копіюванні великих таблиць часто виникає проблема: ширина стовпців змінюється і псує вигляд таблиці. За допомогою спеціальної вставки можна скопіювати тільки ширину стовпців.

1. Виділіть стовпці та скопіюйте їх.

2. Натисніть правою кнопкою миші по комірці, куди потрібно скопіювати таблицю, та виберіть "Спеціальна вставка" → "Вставити лише по ширині стовпців".

 

Вставка зображень

Google Sheets дозволяє вставляти зображення як у клітинку, так і поверх даних таблиці.

1. Виберіть клітинку

2. Перейдіть до вкладки "Вставка" → "Зображення" → "Вставити зображення в клітинку". 

3. Ви можете завантажити зображення з комп’ютера або вставити з URL-адреси.

4. Для вставки зображення поверх клітинок виконайте ті ж кроки, але виберіть "Вставити зображення поверх клітинок". Зображення буде розміщено на таблиці як об’єкт, і його можна буде пересувати.

 

 

Вставка діаграм

Діаграми — це чудовий спосіб візуалізувати дані у таблиці.

1. Виділіть дані, які потрібно візуалізувати, і перейдіть до  меню "Вставка" → "Діаграма". 

2. Google Sheets автоматично створить діаграму на основі вибраних даних.

3. Налаштування діаграми: у панелі налаштувань діаграми ви можете вибрати тип діаграми (гістограма, лінійна, кругова тощо), налаштувати підписи осей, легенду та багато іншого.

 

Вставка посилань

Інколи корисно додавати посилання на інші ресурси.

1. Виберіть клітинку

2. Перейдіть на вкладку "Вставка" → "Посилання", або натисніть Ctrl + K. 

3. У вікні, що з’явиться, введіть URL-адресу або посилання на інший аркуш у вашій таблиці.

 

Форматування даних у Google Sheets

Форматування тексту

Форматування тексту допоможе зробити дані у таблиці більш структурованими та читабельними.

• Жирний, курсив та підкреслений текст: виділіть потрібний текст або клітинку та натисніть відповідні кнопки на панелі інструментів (B — жирний, I — курсив, U — підкреслений). Або натисніть комбінацію: Ctrl+B — жирний, Ctrl+I — курсив, Ctrl+U — підкреслений текст. Або через вкладку "Формат" → "Текст" 

• Зміна кольору тексту: ви можете змінити колір тексту або фону клітинки за допомогою іконок на панелі інструментів 

• Вирівнювання тексту: вирівняйте текст по лівому, правому краю або по центру за допомогою кнопок вирівнювання на панелі інструментів (або меню "Формат" → "Вирівнювання" 

 

Форматування таблиць

Для зручного відображення великих обсягів даних використовуйте форматування таблиці:

• Додавання меж клітинок: виділіть діапазон даних, натисніть на кнопку "Межі" на панелі інструментів і виберіть тип межі (суцільна лінія, пунктир тощо).

• Зміна розміру стовпців та рядків: для зміни ширини стовпців або висоти рядків наведіть мишкою на межу між стовпцями або рядками та перетягніть її.

 

Форматування чисел

Числа можна форматувати для зручного відображення, наприклад:

• Формат валют: виділіть дані, перейдіть на вкладку "Формат" → "Числа" → "Фінансовий". 

• Формат дати: щоб відобразити дати в різних форматах (наприклад, день/місяць/рік), перейдіть на вкладку "Формат" → "Числа" → "Дата".

• Формат з дробами: для відображення чисел з точністю до двох десяткових знаків виберіть "Формат" → "Числа" → "Числовий".

 

Умовне форматування

Умовне форматування дозволяє виділяти комірки на основі певних умов.

1. Виділіть діапазон даних, до якого потрібно застосувати умовне форматування

2. Перейдіть на вкладку "Формат" → "Умовне форматування". 

3. У вікні, що з’явиться, задайте умову (наприклад, якщо значення понад 100) і виберіть форматування (колір фону або тексту). Дуже корисна опція для створення звітів, де потрібно швидко бачити відхилення або аномалії.

 

Вставка та форматування даних у Google Sheets — це основи, без яких не обійдеться жоден користувач. 

 

Коли ви знаєте, як правильно вставляти текст, числа, формули, зображення та інші елементи, а також форматувати їх для зручності аналізу, ви зможете значно підвищити свою продуктивність у роботі з таблицями. 

 

Якщо ви хочете дізнатися більше про Google Sheets та опанувати роботу з таблицями на професійному рівні, запрошуємо на наш курс "Google Sheets для бізнес-аналізу". 

На курсі ви навчитеся:

• Використовувати базові та професійні функції

• Автоматизувати рутинні процеси

• Створювати звіти та візуалізації.

 

Дізнайтеся більше про повну програму "Google Таблиці для Бізнесу"