Ранок понеділка, ви з гордістю надсилаєте звіт керівнику. Там усе: і динаміка продажів, і ефективність реклами. Але за 5 хвилин дзвінок, і ви знову пояснюєте, що означає той чи інший стовпчик і чому клітинка G54 підсвічена фіолетовим.

І справа тут не в тому, що керівник неуважний чи ви щось не так робите. Проблема у візуальному шумі та відсутності логіки. Правильно оформлену таблицю читають швидко, розуміють правильно і, що найважливіше, довіряють її даним.

Розберемо три кити, на яких тримається будь-яка зрозуміла таблиця: логічна структура даних, інтуїтивне використання кольору та чіткі, однозначні підписи. 

Кит № 1. Фундамент — правильна структура даних

Перш ніж щось фарбувати чи підписувати, потрібно збудувати міцний каркас. У таблицях цей каркас — це структура.

1.Золоте правило аналітики: один рядок — одна подія, один стовпець — одна характеристика цієї події.

Наприклад, ви ведете облік продажів в Instagram-магазині.

Погана таблиця:

Щоб порахувати загальну суму, вам доведеться вручну витягувати цифри. А як відфільтрувати всі продажі худі? Ніяк.

Хороша таблиця:

Тепер ви можете сортувати, фільтрувати, будувати зведені таблиці та аналізувати дані за лічені секунди. 

2.Прибийте шапку таблиці

Коли у вас 5000+ рядків, гортати вгору, щоб згадати, що означає стовпець А15, — це пекло. Зафіксуйте верхній рядок (шапку таблиці).

Як зробити: меню Вигляд → Закріпити → 1-й рядок. Все, тепер ваша шапка завжди перед очима.

Порада: якщо у вас є важливі дані не лише в шапці, а й у першому стовпці (наприклад, назви товарів), закріплюйте і його теж: Вигляд → Закріпити → 1-й стовпець. 

3.Жодних рядків та об'єднаних клітинок

Спокуса зробити красивий заголовок на всю ширину таблиці, об'єднавши клітинки, або додати порожній рядок для візуального розділення завжди велика. Не робіть цього у масиві з даними! Об'єднані клітинки та порожні рядки ламають роботу фільтрів, сортування та формул масивів. Для візуального групування краще використовуйте колір або межі.

Погано:

Проблеми тут:

• Неможливо сортувати. Спробуйте відсортувати дані за сумою (стовпець D) від найбільшої до найменшої. Дані можуть відсортуватися некоректно (лише до першого порожнього рядка), що вводить користувача в оману.

• Фільтри можуть працювати некоректно. Якщо ви застосуєте фільтр, порожні рядки будуть відображатися як один із варіантів для вибору, захаращуючи список.

• Формули масивів та зведені таблиці  підхоплять лише безперервний масив. Якщо є розриви (порожні рядки чи об’єднання), частина даних не потрапить у розрахунок.

Добре:

Переваги цього підходу:

• Сортування та фільтрація працюють ідеально. Ви можете без проблем сортувати дані за будь-яким стовпцем.

• Дані є єдиним масивом. Це дозволяє легко будувати на основі такої таблиці зведені звіти, діаграми та використовувати складні формули.

• Професійний вигляд. Таблиця виглядає чистою та організованою. Для імітації візуального розділення можна додати жирну нижню межу до потрібних рядків.

Кит № 2. Колір, що допомагає, а не відволікає

Колір — ваш головний інструмент. Його завдання — привернути увагу до найважливішого, а не перетворити звіт на новорічну ялинку.

1.Правило світлофора

Це найпростіша та найефективніша система, яку розуміють абсолютно всі. Використовуйте її для ключових показників.

• Зелений: все добре (виконання плану, ріст прибутку, позитивна динаміка).

• Жовтий/помаранчевий: варто звернути увагу (план виконано на 85%, низькі залишки на складі, наближення дедлайну).

• Червоний: проблема (невиконання KPI, збиток, протермінована оплата від клієнта).

Як зробити: Формат → Умовне форматування → Правило форматування 

Правило 1: “Якщо значення > (значення)”, колір фону — світло-зелений.

Правило 2: “Якщо значення < (значення)”, колір фону — світло-червоний.

Тепер, просто глянувши на таблицю, будь-хто миттєво зрозуміє показники. 

2. Менше — краще

Не треба розфарбовувати кожен другий рядок або кожен стовпець різним кольором. Це створює візуальну кашу. Найкращий дизайн — це мінімалістичний дизайн. Використовуйте нейтральні кольори для шапки (наприклад, відтінки сірого) і лише 2-3 акцентні кольори для даних за принципом світлофора.

Порада: хочете показати інтенсивність показника? Використовуйте градієнт одного кольору. Наприклад, у звіті з продажів по містах України можна налаштувати колірну шкалу від білого до темно-синього. Що темніший колір, то вищі продажі. Це наочно і не перевантажує очі.

Кит № 3. Підписи та коментарі — вбудована інструкція до таблиці

Якщо таблиці потрібен окремий перекладач — це погана таблиця. Вона має пояснювати себе сама.

1.Назви, що говорять

Подивіться на назви вкладок у вашому файлі. Якщо там є “Лист1”, “Копія Копія Лист5” — це червоний прапор.

• Погано: “Лист1”, “Дані”, “Зведена”.

• Добре: “Продажі_Вересень25”, “Зведена_по_Каналах”.

Те саме стосується і шапки таблиці.

Погано: “Кон.”,”Сум.”, “Відп.”.

Проблеми тут:

1. Назви стовпців (Клнт, Сум., Відп., Ст.) — це ребус. Потрібно вгадувати або постійно перепитувати, що означає кожне скорочення.

1. Формат дати (18.09) не містить року, що може призвести до плутанини в майбутньому.

2. Дані в стовпцях (Петр., Сплчн, Пврнн) також скорочені й незрозумілі без додаткових пояснень.

Добре: “Конверсія, %”, “Сума до сплати, грн”, “Відповідальний менеджер”.

Переваги цього підходу:

1. Шапка таблиці добре читається, не потрібно нічого додумувати.

2. Дані також наведені у повному та єдиному форматі, що спрощує їх подальшу обробку та аналіз.

2.Створіть легенду 

Якщо у вашій таблиці є специфічні терміни, скорочення або логіка розрахунків, створіть окрему вкладку (назвіть її README”, “Інструкція” або “Довідник”) і поясніть все там. Так ви продемонструєте професіоналізм та повагу до колег.

Що там писати?

• Розшифровка абревіатур: “CPA - Cost Per Acquisition, вартість залучення клієнта”.

• Джерела даних: “Дані про трафік взято з Google Analytics, дані про витрати — з рекламних кабінетів FB та Google”.

• Логіка розрахунків: “ROMI (Return on Marketing Investment) рахується за формулою…”

• Хто і коли оновлює: “Дані оновлюються щопонеділка о 10:00. Відповідальний — Іван Петренко”.

3.Коментарі та нотатки для точкових пояснень

Бачите в даних аномальний сплеск або падіння? Не чекайте, поки вас про це запитають. Клікніть правою кнопкою миші на клітинку → Вставити примітку → додайте коротке пояснення.

Наприклад, у клітинці з нетипово високими продажами за 15 вересня додайте примітку: “Запустили акцію 1+1=3 та зробили розсилку по базі клієнтів”

Це миттєво знімає 90% потенційних запитань.

Від зрозумілих таблиць до справжньої аналітики

Отже, ми розібрали три кити, які перетворюють набір даних на зрозумілий аналітичний інструмент. Правильна структура — це скелет. Колір — це нервова система, що сигналізує про важливе. Підписи — це мова, якою таблиця спілкується з вами та вашою командою.

Впровадження цих простих правил вже зараз зекономить вам години часу на поясненнях і зробить ваші звіти на порядок професійнішими.

Але це лише верхівка айсберга.

Як автоматизувати збір даних з різних джерел, щоб взагалі не копіювати їх вручну? Як будувати інтерактивні дашборди, де керівник сам зможе обирати потрібні фільтри і бачити зрізи даних? Як створювати складні зведені таблиці та писати скрипти для автоматизації рутини?

Відповіді на ці та багато інших питань — це вже рівень Pro, якому ми навчаємо на флагманському курсі “Псібник з Google Sheets”.

 

Ми не просто показуємо, куди натискати. Ми вчимо думати як аналітик і створювати інструменти, що приносять бізнесу реальну користь та економлять десятки годин робочого часу.

На курсі на вас чекають практичні завдання на реальних бізнес-кейсах, постійна підтримка викладача, сертифікат та готове портфоліо, яке не соромно показати роботодавцю.

Перестаньте пояснювати свої таблиці — нехай вони говорять самі за себе!

Посібник з Google Sheets